Få overblik i dine samtaler – kend og brug strukturen mere bevidst!

cup-of-lol

Som regel er en god snak over en kop kaffe det rene LOL- men hva´gør du, når det IKKE er så sjovt? billede venligst lånt fra http://www.justsaypictures.com/cup-of-lol-2eyy.html

Struktur, hvad mener du ? man snakker da bare… ik?

Joooe sådan oplever vi det for det meste – at vi bare snakker og så kører det som smurt i olie 🙂 og så behøver du ikke vide så meget om strukturer – så taler du med en, der har samme værdisæt som du selv og samtaler indenfor samme “kultur” – I gør begge to bare helt automatisk det, der virker – er ubevidst kompetente:-)

MEN det er faktisk ikke altid så nemt at få en samtale til at glide – og i de tilfælde, hvor det hakker eller bare ikke kører som smurt, kan det være en hjælp til at knække koden at blive lidt mere bevidst om, hvordan en velfungerende og gnidningsfri samtale faktisk kører efter en fast struktur. Hvorfor? Så du bedre kan planlægge den/de samtaler, hvor du ved det hakker.  Eller bedre kan sno dig ud af den/dem 🙂 – altså udvikle en mere bevidst kompetent samtalefærdighed 🙂

Samtalens struktur

Denne struktur består af:

1. Indledning/introduktion – i f.eks. “hej, hvordan har du det” (når du mødes med en anden i “real life”)

2. Body/krop = indhold – her er vi inde i samtalens tema eller temaer og snakker rundt om dette/disse

3. Afslutning/konklusion  – f.eks. “nåh men, jeg må videre – vi ses på torsdag/vi tales ved på mandag-  hej hej”

Ad 1.

I indledningen præsenterer vi os for hinanden, siger hej og small talker om vind og vejr, vi lader hinanden få lidt taletid og lodder stemningen – har den anden travlt eller god tid, er han/hun i godt humør eller ej? – vi skal lige vænne os til at være i stue/lokale sammen. Afhængig af, hvor godt vi kender hinanden, varer denne fase kort eller lidt længere tid.

Afhængigt af, hvor godt og smidigt denne fase forløber, bygger vi tryghed op eller det modsatte. Den indledende fase er derfor afgørende for resten af samtalens forløb. Når intro´en er vel overstået, er “isen brudt” og vi taler mere åbent og frit sammen. Derfor kan det være en rigtig god investering at give sig god tid til indledningen og stole på den investerede tid kommer godt igen i fase 2. Det svarer til at varme ordentligt op, inden du dyrker sport.

De fleste af os har også helt automatisk en fornemmelse af, at det vil være for uhøfligt at gå for hurtigt og for direkte til sagens kerne – nemlig temaet for samtalen, det vi vil opnå – om det så er at spørge en god ven om hjælp, invitere sin kæreste på middag eller høre om det spændende job, man har søgt og nu er til samtale om.

Dog kan visse – mere utålmodige, rationelle typer – som bl.a. nævnt i indlægget om HBDI testen – have en tendens til at ville “cut the crab” og bare komme til sagen. Afhængigt af situationen og tidsrammen KAN du også være nødt til at holde intro´en på et vist minimum. MEN selv de utålmodige/resultatorienterede får gevinst, hvis og når de giver sig tid til nærvær og en god intro!:-) Prøv derfor at tøjle hestespandet, der vil ud over stepperne NU, hvis du er sådan en type. Hav tillid til at din investering gi’r afkast om en halv til en hel time eller endda før:-)

Ad 2.

I punkt 2. begynder vi så at fortælle om det, vi har på hjerte. Den anden lytter, stiller spørgsmål og giver os feedback.  Vi lytter selv, spørger og svarer. Når der er tillid mellem samtaleparterne og det er en god samtale, kan vi inspirere og støtte hinanden. Vi kan også være ærlige og åbne. Vi behøver ikke passe (alt for meget) på, hvad vi siger. Vi fornemmer at det vi siger og står for, bliver godt modtaget. Vi er med andre ord ‘lukket ind’.

Hvis det f.eks. er en jobsamtale, du er til – vil det være i denne fase, du bliver spurgt om, hvad du har lavet før, hvorfor du har søgt jobbet og måske også om, hvorfor du mener, du skal have det! Her er det typisk, at smil og grin kommer frem undervejs, når der er opbygget tillid og åbenhed.

Hvis det er en lidt mere hakkende samtale, kommer vi aldrig rigtig ind i et flow. Det bliver kunstigt og måske endda også anstrengt for begge parter og så vil denne fase ikke vare længe.

Du selv eller den anden vil reagere udfra sit forsvar og begynde at føle sig utryg.  I vil forsøge at få “det overstået” så hurtigt som muligt – og både i en jobsamtale og en privat ditto vil du nok gå derfra med en følelse af, at “det gik vist ikke så godt” – uden at du måske helt kan sætte fingeren på hvorfor – der var bare “dårlig kemi”. Og måske var der OGSÅ dårlig kemi, MEN der kan også have været dårlig struktur eller manglende bevidsthed om at bruge strukturen og nærværet hensigtsmæssigt i samtalen! Manglende indblik i, hvor meget god eller dårlig ‘markedsføringsværdi’ samtalens forløb efterlader. Vi går jo ofte ud og deler vores oplevelser i netværket bagefter. Især de virkeligt gode eller dårlige!

Ad 3.

I punkt 3 begynder vi at samle op på temaet, konkludere og lukke ned for dialogen. Vi opsummerer, stemmer af, hvad vi har aftalt eller hvornår vi f.ex. mødes igen. Dette kan også tage kortere eller længere tid, igen afhængigt af relationen. Men typisk begynder vi at lukke ned og afslutte samtalen, når enten vi selv er nødt til det pga. manglende tid og energi eller vi fornemmer,  at emnet er udtømt, den anden er ved at være uopmærksom, træt eller se ud til at have travlt med at komme videre.

I en helt almindelig samtale vil typiske markører i denne fase kan f.eks. være: ‘Nåh, så mødes vi på torsdag kl. 14.00 ik´? Ja! OK, så må du have det godt indtil da, vi ses! Ja, vi gør – hej så længe. ja, hej-hej.’

Til en jobsamtale, kan det f.eks. være – “nåh, vi skal til at slutte nu – du hører fra os om en uges tid”. Måske uddybder de med at fortælle hvor mange flere kandidater, de skal tale med eller spørge dig, om du har søgt andre jobs, om du stadig er interesseret m.v.

En vellykket afslutning er ligeså vigtig som en god indledning. Det er den gode eller dårlige stemning i afslutningen, vi bærer med os videre, helt ubevidst. Du kender sikkert til at være lidt glad i låget eller løftet efter en god samtale, ik? Det hænger sammen med at du og den anden har følt jer på bølgelængde og gensidigt lukket ind socialt, forstået og hørt.

Omvendt kender du nok også følelsen af at føle dig lidt flad, trist eller i dårligt humør efter en mindre vellykket og hakkende samtale? Sådan en samtale skaber til gengæld følelsen af IKKE at være hørt, ikke være lukket ind socialt og dermed ikke have haft succes med kontakten.

Da vi allesammen helt ubevidst søger succés’en og samhørighedsfølelsen i den gode samtale, er det en helt naturlig reaktion – uanset hvad intellektet kan forstå. Det er kroppen, nervesystemet og krybdyrshjernen, der reagerer instinktivt på disse ting!

Et eksempel på mismatchet afslutning 

Hvis du f.eks. er til samtale hos en virksomhed, hvor intervieweren ikke er så bevidst om samtalens struktur spilleregler og markedsføringsværdi, er det, du kan komme ud for, at samtalen afbrydes lidt brat – f.eks. ved at intervieweren afbrydes brat, eller samler sine papirer sammen uden at samle op eller sige noget om, at samtalen nu er ved at være slut og at han/hun vender tilbage om xyz. Han/hun rejser sig bare og begynder at pakke sammen og gå ud. Så ved du selvfølgelig godt, at samtalen er slut, men det tager nogle sekunder, før du kommer dig af din overraskelse over skiftet i kontakten. Især hvis I ellers har ført en samtale, der holder strukturen ovenfor.

Det er – så vidt jeg selv har oplevet – heldigvis de færreste virksomheder, der optræder sådan, men sker det, kan det være ubehageligt og utrygt for dig. Du kan muligvis sidde tilbage med en følelse af at være ‘smidt ud’, være til ulejlighed og føle dig usikker på, om du sagde eller gjorde noget forkert….? Du vil som regel have en fornemmelse af, om det sidste er tilfældet, og det kan heller ikke udelukkes, men hvis det ellers har været en fornuftig samtale og din fornemmelse var god inden afslutningen, så bare vid, at det ikke er sikkert, det har noget med dig at gøre…..du taler med en, der ikke har lært hvor vigtig en god afslutning er eller blev presset uventet og dermed blev ‘side tracket’.

Jeg har fornylig i en helt anden sammenhæng oplevet, at et møde – helt uventet – blev afsluttet på lign. måde og var temmelig paf. Det tog faktisk nogle timer, før det gik op for mig, at det var sådan et mismatch, der var foregået…og at den anden var fortravlet og derfor forcerede strukturen, så at sige ….

Måske er det også sket for dig?

Måske kører dine samtaler bare altid som smurt?

Har du oplevet noget, du vil dele? Så skriv endelig!

Som sædvanlig elsker jeg at høre dine kommentarer her på bloggen! Skriv endelig, hvis der er noget, du ønsker at dele eller spørge om 🙂

Fortsat god uge og snarlig weekend!!!

KH din blogger

Sådan undgår du en klassisk årsag til misforståelser! – ‘The curse of knowledge’

image

‘Ja, det ka du da sige dig selv!!’ udbrød hun i et stærkt forarget tonefald, helt overbevist om, at det der var indlysende for hende, også var det for kollegaen..

Hendes kollega så noget overrasket og absolut ikke overbevist ud. Hun havde nemlig ikke samme erfaringsgrundlag og tilgang til emnet som sin forargede kollega.

Hun var desuden noget paf over, at kollegaen var så forarget.

‘jeg forstår ikke, du hidser dig sådan op over det’ svarede hun – ‘hvad har du på det, siden du farer SÅ meget op?’ tilføjede hun, mens hun så undrende på den anden…

‘Jamen, det ka’ man da bare ikke!’ – var det eneste svar, hun fik. Det var nu tydeligt for hende, at den anden helt automatisk antog, at de havde et fælles værdigrundlag og dermed også blev forargede over de samme ting, og/eller at hendes forargede kollega helt ureflekteret mente sig berettiget til at fælde ‘dom’ i sagen, have kendskab til motiver og hensigter hos den hun dømte og dermed også være i sin gode ret til at tale i en formanende tone..

Kender du det?

Har du selv oplevet noget der ligner? Måske endda at en kollega, ven/veninde eller helt tredie part har ‘dømt’ DIG uden at du fik chancen for at belyse sagen fra DIN vinkel?

Hvordan tror du f.eks. samtalen havde udviklet sig, hvis den forargede kollega havde anlagt en undersøgende vinkel på sagen og f.eks. sagt til sin kollega ‘der er noget, jeg er oprørt over, fordi det strider mod MIN opfattelse af rigtigt og forkert – jeg ku godt tænke mig at høre, hvordan det lyder for dig’

??????

Hvad skyldes det mon?

Jeg har efterhånden set og hørt så mange eksempler på, at vi misforstår hinanden, bliver uenige over tilsyneladende små ting eller endda gør livet surt for hinanden, fordi vi glemmer at tænke over og undersøge sagen fra en anden vinkel end vor egen.

Når vi først har gennemgået de lære- og bevidsthedsprocesser, der danner holdninger og meninger, glemmer de fleste af os, hvor lang tid det egentlig tog os at danne disse.

Vi tager dem med andre ord så meget for givne, at vi helt ureflekteret antager, at alle andre også ‘ved’ det, vi selv ved og opererer på samme indforståede måde. Det er jo indlysende, ik’??

Bare ik’ for den anden/de andre..;-)

Hvad kan du så gøre ved det?

Jo, vær opmærksom på, at du ikke nødvendigvis altid deler erfaringsgrundlag og værdier med dine kolleger/venner/familiemedlemmer – heller ikke når du tror det er allermest indlysende, fordi i ellers er ‘på bølgelængde’ eller arbejder/taler godt sammen.

Forhold dig undersøgende til tingene.

Tal i jeg-sprog, sig: ‘jeg har den opfattelse, at….’ -‘for mig er det sådan …’ afslut med at sige ‘Hvad tænker du/i?’ eller ‘Hvordan er det for dig/jer?’

Søg fælles mening, hvor kan i enes? Tilstræb win-win løsninger.

Jeg håber, du hermed er blevet inspireret til at undgå og imødegå de misforståelser, der skyldes automatiseret viden/indforståethed i din dagligdag?

The curse of knowledge

Dette fænomen kaldes også ‘The curse of knowledge’ og er bl.a et velkendt tema for undervisere og andre formidlere, der skal nedbryde og omforme deres viden i fordøjelige informationsbidder, der giver god mening for modtageren.

Til illustration

Til yderligere illustration af temaet fra en lidt anden vinkel kan jeg anbefale dig at snuse lidt til wikipedias introduktion på linket her:

http://en.m.wikipedia.org/wiki/Curse_of_knowledge

På linket nedenfor kan du desuden læse en anmeldelse af en populær bog om emnet. Pointen er, at jo mere, vi ved, jo sværere kan det – paradoksalt nok – være at sætte forståelige ord på for dem, der – endnu ikke – ved det samme:

http://idratherbewriting.com/2007/01/24/the-curse-of-knowledge-the-more-you-know-the-worse-communicator-you-become/

Fotoet i dette indlæg er venligst lånt fra:

http://scienceblogs.com/cognitivedaily/2009/08/the_curse_of_knowledge_mistaki_1.php

Sådan kommunikerer du i farver! HBDI omsat i praksis

kommunikation i farver

Kom nu til sagen, tænkte han, mens hun omhyggeligt forklarede en del personlige detaljer og fortalte ham hvem, der havde sagt hvad, hvornår og hvorfor, og han forlængst var holdt op med at lytte. Han ventede kun på, at hun kom frem til pointen og sagens kerne og ærgrede sig gudsjammerligt over at skulle spilde sin tid på at lytte til alle de emotionelle detaljer.

Hvad farve tror du sådan et utålmodigt gemyt har?

Og – hvilken farve tror du, den omhyggelige kvindelige fortæller har?

Nu taler jeg ikke om hudfarve, jeg henviser til HBDI testens opdeling i de 4 farvetyper, der karakteriserer vores tænke- og kommunikationsstil. Jeg lovede dig i sidste blogindlæg om værdisæt og livsopfattelse at komme tilbage til bl.a. HBDI modellen.

HBD… hvaffor noget?

HBDI modellen er en model over hjernens 4 centre. Ved hjælp af et spørgeskema på 120 spørgsmål, kan du blive testet og finde ud af, hvilken farve, der dominerer din tænkestil og kommunikation. Med andre ord kan du få både indsigt i, hvordan du kommunikerer optimalt med dem, der HAR samme værdisæt og livsopfattelse som du selv (de 25 % jeg nævnte sidst) OG dem, der IKKE har (altså de 75 %). Det er som nævnt sidst oftest lettest at komme klart igennem til de mennesker, vi deler værdisæt med og kan ofte opleves som vanskeligt eller helt umuligt at blive hørt og forstået af dem, vi ikke deler værdisæt og livsopfattelse med. Det sidste kan opleves som ekstremt frustrerende, ja nogle gange endda udmattende og indimellem føre til reel konflikt!

Her er et kort citat om HBDI fra www.hbdi.com

“The basis of Whole Brain® Thinking and all Herrmann International learning modules, the HBDI® teaches you how to communicate with those who think the same as you and those who think differently than you. Once an individual understands his or her thinking style preferences, the door is open to improved teamwork, leadership, customer relationships, creativity, problem solving, and other aspects of personal and interpersonal development.”

Blå kontra rød

Iflg. HBDI udtrykker den blå type sig f.eks. helst i korte, kontante to-the-point sætninger og er intereresset i fakta, analyse og statistikker,  mens den røde type udtrykker sig mere blomstrende, nuanceret og er fokuseret på mennesker, følelser og interpersonelle temaer. Det kan bl.a. være, når en rød og en blå skal tale sammen, at der opstår frustrationer og vanskeligheder.

Det er ikke nødvendigvis fordi, der er noget i vejen med hverken den ene eller den anden af dem.

Men den klassiske fejl, de begge begår, handler om at de hver især taler udfra deres eget værdisæt og lidt ubevidst både antager og forventer, at den anden forstår dem eller “taler samme sprog”. Når begge bliver bevidste om både sin egen og den andens tænke- og kommunikationsstil og desuden får værktøjerne til at bruge disse indsigter konstruktivt i dialogen, kan det ofte bygge bro mellem parterne og hjælpe med at gøre hverdagskommunikationen lettere.

Den blå type arbejder f.eks. typisk som advokat, indenfor økonomi, regnskab eller teknik – kan f.eks. være ingeniør. Den røde type arbejder typisk indenfor f.eks. undervisning, pædagogik, konsulentbranchen, medie-branchen.

Nu vil jeg ikke generalisere eller gå i detaljer med alle typer her – kun nævne at der også findes en gul og en grøn type.  Den gule type kan typisk arbejde med kunst, innovation og koncepter, mens den grønne typisk arbejder med projektledelse, er administrativt ansvarligt eller process konsulent. Vi har ilfg. HBDI alle en foretrukken eller dominerende tænke eller kommunikationsstil, der præger vores måde at fungere og gå i dialog med andre på. Men vi har også ofte træk fra de andre typer i os. Som altid er min pointe at vise dig, at jo mere bevidst du er om dine egne værdier, tænke- og kommunikationsstil m.v., jo lettere har du ved at “se” andre og give plads til deres værdier, rumme den forskellighed, du møder og samarbejde med den anden.

Jeg håber, du kan blive lidt klogere på dit samspil med andre ved at læse mere om HBDI og de forskellige typer på linket her: http://www.hbdi.com/WholeBrainProductsAndServices/thehbdi.cfm

Noget af min inspiration til dette blogindlæg kommer også fra Jesper Klit´s bog “Personlig gennemslagskraft”. I kapitlet “Involver dit publikum” (eller på engelsk “Involve your audience”)giver Jesper Klit en god, kort beskrivelse af de 4 typer og deres karakteristika. Læs mere om Jesper Klit på www.jesperklit.dk

PS. Billedet øverst i dette blogindlæg er lånt fra denne hjemmeside : http://www.dreamteam.co.za/events/hbdi/hbdi.html

Ugens tip – når du taler med andre, taler du med deres værdisæt og livsopfattelse!

3D brille

Mit sædvandlige søndagsindlæg blev desværre lettere forsinket. Derfor får du her på falderebet til tirsdag et lille hip – er reminder om, hvor forskellige vi er, men også om, at disse forskelligeheder kan overkommes.

Vidste du f.eks. at:

25 % af tiden, taler du med mennesker, du deler værdisæt og livsopfattelse med

75 % af tiden, taler du med mennesker, der har andre værdier og anden livsopfattelse end du selv

Når du ved dette – er det så egentlig særlig mærkeligt, at du nogle gange bliver frustreret og oplever, du ikke kommer klart igennem til et andet menneske? Nej vel!

Det er nemlig sådan, at den livsopfattelse, du selv har, har du indarbejdet over tid. Det samme gælder den anden. Og for både dig og den anden gælder, at I glemmer, hvor lang tid I har været undervejs. Hvor mange oplevelser, læringserfaringer m.v. der ligger bag det værdisæt, du har, og det han/hun har. Og – lige pludselig – anser du din egen verdensopfattelse for selvfølgelig og kan glemme, at det er den kun for DIG og dine ligesindede (de 25%).

Den gode nyhed er selvfølgelig at du kan gøre noget ved det. Der findes masser af værktøjer til det.

Er du f.eks. nogen sinde blevet personlighedstestet? Hvis ja, så ved du, at personlighedstest bl.a deler mennesker op i typer, tænkestil, adfærdsmønstre mv., der forklarer, hvilket “mindset”, der ligger bag forskellige former for adfærd og kommunikation. Nogle af de mest kendte er DISC profilen og HBDI

– dem skriver jeg lidt mere om senere på ugen. Her får du indledingsvist et par link til at studere dem nærmere, hvis du ikke kan vente 🙂

http://www.nymand-vogelius.dk/disc.htm

http://en.wikipedia.org/wiki/Herrmann_Brain_Dominance_Instrument

Der er også systemer som enneagrammet, der forklarer personlighedstypologier, men det bliver for omfattende at komme ind på idag.

Du kan dog selv læse lidt om det her, og endda tage en test, hvis du er meget nysgerrig 🙂

http://www.thinkaboutit.dk/typetest/ – du finder både team tests og intelligens type test/personlighedstype test

Min pointe idag er – som en ganske kort reminder – det er ikke nødvendigvis dig eller den anden, der er noget galt med, når I ikke kan “nå” hinanden eller opnå et match i kommunikationen. Det handler om, at I har forskellige “briller” på!

Første skridt til at mødes er at blive klar over hvilken slags “linse” du ser verden med. Det er bl.a. det de ovennævnte systemer giver forskellige bud på. Næste skridt er, at lære hvilken “pudseklud” du skal bruge på dine egne briller for at øge udsynet og komme fri af de blinde vinkler i kommunikationen. Det er også det. jeg kommer ind på senere på ugen…

Till then – Think about it! 🙂

Ha´en god uge derude!

PS : Brillefoto er lånt fra: http://online-lagersalg.dk/51-3d-briller

Skal vi connecte på Linked-in?